سيستم بایگانی اسناد يگانه

در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند در اکثر سازمانها ، شركتها و مراكز اطلاعاتي برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره ... نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود
چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نياز بيشتري به استفاده از سيستم هاي مكانيزه در مراكز بايگاني و چرخه مكاتباتي سازمان خود داشته باشید.
بایگانی اسناد یگانه نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شركت هاي مختلف با قابليت هاي بسيار.

برخی از قابلیت های نرم افزار بایگانی اسناد

1- امکان ثبت پرونده با مشخصات اوليه (Header)
• تاريخ و ساعت ثبت
• شماره پرونده
• کاربر ثبت کننده
• کلمات کليدي و خاص
• خلاصه موضوع سند و مدرک
• طبقه بندي پرونده
• امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند

2- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده
• مثال (پرونده دانشجویان ، پرونده کارمندان، پرونده پروژه های تحقیقاتی(به صورت شاخه های تو در تو
• امکان الصاق فيلد هاي مورد نظر کاربر به هر موضوع وقابلیت ورود اطلاعات آن برای هر پرونده
3- امکان الصاق پيوست های مختلف به يک پرونده
با فیلد های: توضيحات
فرمت پيوست ) عکس ، فايل Word ، فيلم و ... (
نوع سند ) قرارداد ، فتوکپي شناسنامه و .. (
مسير نگهداري ) درصورتي که در SQL نگهداري نشود (
قابلیت ها:
• امکان Scan تصاوير به دو فرمت Jpg و Tiff از درون سیستم
• امکان ويرايش تصوير در درون نرم وامكان چاپ هر سند در سایزهای مختلف
• امکان ویرایش فایل های Word با مدیریت نرم افزار

4- تعريف فرمت پيوست ها:
• عنوان
• پسوند فايل ها
• امکان انتخاب اینکه فایلها در SQL server نگهداري شود یا خیر
• مسير و انتخاب نرم افزاري که اين نوع فايل را مي تواند ويرايش کند.
• امکان تعريف نوع سند
• امکان اضافه کردن فيلدهاي دلخواه کاربر به پيوست ها
• امکان تعيين ضروري بودن يک نوع سند در یک نوع پرونده
• ....

5- امکان تعریف چارت سازمانی و کارمندانی که می توانند از پرونده ها استفاده کنند
• امکان امانت دادن یک پرونده به یک کارمند سازمان به صورت مجازی
• تعیین دسترسی یک امانت گیرنده به صورت Read only یا قابلیت ویرایش
• امکان امانت دهی یک سند از پرونده یا کل پرونده

6- امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف
• امکان تعریف زونکن ها و موضوعات به صورت درختی
• امکان اختصاص یک پرونده به چند زونکن . . .

7- ارتباط با نرم افزار دبيرخانه
• امکان الصاق نامه های ثبت شده در دبیرخانه به یک پرونده بدون اسکن یا تایپ مجدد
• امکان الصاق یک نامه به چند پرونده . . .

8- برخی از گزار شها
• گزارش از پرونده هایی که یک نوع سند خاص را ندارد
• گزارش از پرونده های ناقص
• گزارش با فیلتر کردن فیلدهای تعریف شده توسط کاربر برای هر پرونده
• گزارش از یک سند خاص در کلیه پرونده ها
• امكان تهيه گزارشات متنوع به صورت كلي، نموداري، آماري، جدولي
• امكان صدور كليه گزارش هاي پويا و آماري به نرم افزارهاي Word و Excel . . .

9- امکان مدیریت چند بایگانی مختلف در نرم افزار
• تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان
• امکان بایگانی پیوستهای اسناد سالهای گذشته و خروج آن ازسیستم برای افزایش سرعت در حجم اطلاعات بالا

10- امکانات مدیریت نرم افزار
• امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سيستم
• امكان تعريف كاربران و تعيين سطح دسترسي دقيق هر يك از آنها
• امكان تغيير تنظيمات پيش فرض و ظاهر سيستم براي سهولت كار
• امكان پيگيري تغييرات اعمال شده روي اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاريخ و زمان ثبت. (Log)
• انتقال اطلاعات حذف شده (بازيابی) از ليست اسناد در حذف شده ها و استفاده مجدد
• امكان تبديل متن پيغامهاي سيستم از انگليسي به فارسي توسط مدير سيستم جهت جلوگيري از خطاهاي كاربر
• تهيه نسخه پشتيبان(Backup) به صورت دوره اي و اتوماتيك
• قابل اجرا در كليه سيستم عامل هاي ويندوز (Vista, Xp,2000,Me)
• تحت شبكه LAN و Windows2003 Server و پايگاه داده اي SQL Server
• - برنامه نويسي با استفاده از Borland Delphi 7.0و بر اساس استانداردهاي بين المللي توليد نرم افزار
• . . .

برای کسب اطلاعات بیشتر و آشنایی با این نرم افزار به سایت yeganehsoft.ir مراجعه نمایید
برای سفارش با واحد فروش شرکت یگانه 22469490-22466748 تماس بگیرید
اسامی تعدادی از مشتریان این نرم افزار:
دادگستري گيلان
فنون آزمايشگاهي
آب و فاضلاب
شركت سرمايه گذاري خارجي ايران
ريز موج سيستم
حرم مطهر امام خميني(ره)
اداره كل راه و ترابري استان يزد
سازمان فضايي ايران
شركت پاكشو
پژوهشگاه صنعت نفت ايران
آب و فاضلاب شهر تهران
دانشگاه الزهرا - دانشكده علوم پايه
دانشگاه علوم پزشكي ايلام
ستاد حقوق بشر قوه قضائيه
هواپيمايي تابان
اداره كل وام كميته امداد
واکسن و سرم سازي رازي کرج