نرم افزار دبيرخانه و اتوماسيون اداري يگانه

سيستم دبيرخانه و اتوماسیون اداری يگانه نرم افزاريست توانا براي مديريت امور دبيرخانه سازمان ها و شركت هاي مختلف با قابليت هاي بسيار، امنيت بالا و كاربري آسان با مزيت بررسي كارتابل.
در اين سيستم ثبت و گردش كليه مكاتبات سازمان بصورت الكترونيكي و بي نياز از جا به جايي فيزيكي نامه انجام مي شود، تصوير اصل نامه ها و يا هر گونه سند ديگري در اين سيستم به روش الكترونيكي آرشيو مي شود. سيستم دبيرخانه بدون كاغذ يگانه با برچيدن روشهاي سنتي و سرعت بخشيدن به امور اداري باعث افزايش ضريب اطمينان و دقت، در جهت جلوگيري از اتلاف وقت و پراكندگي اسناد و همچنين ثبت و نگهداري بهينه اطلاعات موجب حركت به سوي استاندارد هاي نوين فن آوري جهان در اين رابطه گرديده است.
در كنار تمامي قابليت هايي كه يك نرم افزار دبيرخانه بايد داشته باشد از ويژگيهاي در خور توجه سيستم يگانه قابليت تعريف قالب نامه ها و قابليت خواندن اطلاعات مورد نياز نامه از ديگر نرم افزار ها يا بانكهاي اطلاعاتي مي باشد.
قابليت ها و امكانات عمومي سيستم
ثبت كليه مشخصات نامه هاي وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندي نامه، ارجحيت نامه، موضوع نامه، تاريخ ثبت، شماره نامه، شماره انديكاتور، مضمون نامه، رونوشت ها و ....
تعريف چارت سازمان داخلي بصورت درختواره
تعريف و ثبت طرف مكاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شركت ها، ادارات و ...
امكان ثبت نامه ها و پيوست هاي يك نامه اعم از: عطف، پيرو، بازگشت و ...
امکان پيوست انواع فايل ها به نامه از جمله ........... ، PDF، EXE و ارتباط با آن نرم افزارها
امكان نمايش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعيين تعداد نامه قابل نمايش در يك فرم
امکان تنظيم ستون هاي جدول گزارش از نامه ها در صفحه اصلي به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار WORDو EXCEL
جستجوي سريع بر اساس : موضوع، سازمان بيروني، سازمان داخلي، مضمون نامه، تاريخ ثبت، شماره انديكاتور، تاريخ نامه، شماره دبيرخانه مركزي و يا حتي بر اساس ارجاعات آن ... .
اصلاح اطلاعات پايه درج شده در سيستم، مانند: انواع نامه ها (فاكس،تلگرام، دستي و...)، انواع طبقه بندي (عمومي، عادي، محرمانه و ...)، ارجحيت نامه ( عادي، فوري، آني) انواع وضعيت (اصل، كپي، المثني و...)،سمت ها، دبيرخانه ها و ...
امكان گروه بندي طرف مكاتبات سازمان جهت دسترسي سريع تر
امكان دسترسي به نامه هاي پيرو و عطف هر نامه
امكان رزرو شماره نامه

اسكن و بايگاني
قابليت اتصال به انواع اسكنرهاي تك برگي و دسته اي
امكان درج محل فيزيكي نامه ها، پرونده ها و زونكن هاي بايگاني
امكان ايجاد كپي متعدد از يك نامه و بايگاني آنها در زونكن هاي مختلف
انجام عمليات بايگاني نامه و طبقه بندي اسناد بر اساس دسته بندي و زونكن هاي مختلف
امكان SCAN تصاوير با فرمتهاي JPG و TIFF و ذخيره آنها در بانك اطلاعاتي سيستم
امكان خواندن تصاوير نامه ها به صورت گروهي با اسكنر هاي FEEDER
امكان ويرايش در تصاوير مانند چرخش، تعيين مقياس تصوير، برزگنمايي، كوچك نمايي، پاراف و همچنين چاپ آن نامه در سايزهاي مختلف
فشرده سازي حجم تصاوير نامه ها و جداسازي فايلهاي تصويري سالهاي گذشته جهت افزايش سرعت سيستم

WORD
تايپ نامه توسط ويرايشگر2007 و MS WORD 2003
امكان تعريف و ذخيره الگو و قالب هاي متنوع براي متن نامه ها در نرم افزار WORD
ذخيره قالب و متن فايلهاي WORD در بانكهاي اطلاعاتي سيستم جهت جلوگيري از آشفتگي و پراكندگي فايل متني نامه ها
امکان گروه بندي قالب نامه ها براي دسترسي سريع و اعطاي مجوز روي گروه قالب ها به کاربران
قابليت گزارشگيري و جستجوي كامل در متن فايل هاي WORD (مفهومي)
امكان ارتباط با بانك هاي اطلاعاتي ديگر و درج اطلاعات در متن نامه
امكان تعريف الگو و قالب هاي مختلف جهت تنظيم شماره انديكاتور براي هر دبيرخانه
امكان تهيه گزارشات متنوع به صورت كلي، نموداري، آماري، جدولي
امكان صدور كليه گزارش هاي پويا و آماري به نرم افزارهاي WORD و EXCEL
گزارش از دفتر انديكاتور
گزارش از مكاتبات وارده ، صادره، داخلي و ...
امكان گزارش گيري پويا بر اساس محدوده تاريخ ثبت، فرستنده، گيرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه هاي ثبت شده توسط هر کاربر و . . . .

ليست امکانات کارتابل
نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت های در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها
نمایش امکانات جستجو در کنار لیست نامه ها بر جستجوی سریع
امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و عکس آن
امکان رویت مشخصات نامه با جابجایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه
وجود نوار ابزار کامل و کلیدهای میانبر برای دسترسی سریع به ابزار
وجود ساختار درختی کارتابل برای هر دبیرخانه با امکان تفکیک نامه به صورت کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلی و رونوشت و همچنین نمایش تعداد نامه های موجود در هر پوشه
امکان تفکیک و پیگیری نامه های ارجاع شده بصورت نامه های که افراد بعدی روی آنها اقدامی نموده اند یا خیر
امکان مشاهده پاراف متنی و تصویری آخرین شخص ارجاع دهنده نامه به شما
امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های متنی و تصویری روی آن نامه
ارجاع نامه با پاراف متنی و با استفاده از قلم نوری
انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل کدهای ثابتی که به اشخاص در چارت سازمانی داده شده (جهت توزیع سریع نامه)، انتخاب از لیست پایین افتادنی و و همچنین انتخاب از ساختار درختی چارت سازمانی وجود دارد.
ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع
امکان درج مهلت ارجاع نامه و همچنین انتخاب گزینه بایگانی نامه پس از ارجاع
امکان مشاهده تصویر نامه هم از طریق آیکون تصویر در فرم اصلی برنامه و هم از طریق صفحه مشخصات نامه
امکان پاراف متنی و تصویری با استفاده از قلم نوری بروی تصویر اسکن شده نامه ها
امکان ارسال رونوشت از یک نامه به دیگر اشخاص در سازمان
امکان پاسخگویی سریع نامه ها ی وارده با استفاده از گزینه جواب نامه ها
امکان ارجاع، بایگانی و جواب نامه در صفحه نمایش اسکن تصویری نامه ها
امکان مشاهده متن تایپی (WORD) که به نامه ها پیوست شده باشد.
امکان مشاعده لیست نامه به تفکیک شخص ارجاع دهنده از طریق انتخاب شخص از چارت سازمانی در کنار لیست نامه ها
امکان تفکیک نامه های ارجاعی بصورت ( امروز، دیروز، هفته گذشته، ماه اخیر و ماههای سال)
امکان ایجاد بایگانی و زونکن های شخصی برای نامه بصورت درختواره
امکان درج توضیحات و ویرایش روی پوشه های بایگانی، زونکن ها و نامه ها
امکان جستجوی کدی و عبارتی از چارت بایگانی و چارت سازمانی
ثبت پیش نویس نامه (پیش نویس صادره) با درج فیلدهای گیرنده، فرستنده، مضمون، تاریخ و ... و همچنین الصاق فایل WORD نامه
ارجاع پیش نویس نامه برای اشخاص دیگر و یا دبیرخانه برای درخواست شماره ی دبیرخانه و ارسال آن به بیرون از سازمان
امکان ثبت نامه های داخلی سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فایل تصویری یا متنی (WORD) و ارجاع آن به کاربران کارتابل
قابلیت تنظیم ظاهر سیستم بدلخواه کاربر
امکان انتخاب ستونهای لیست نامه در فرم اصلی برنامه
امکان تعریف کلیدهای میانبر برای درج کلمات تکراری در پاراف و قسمتهای دیگر برنامه و یا انتخاب لیستی از کلمات تکراری
امکان مشاهده پیوستهای نامه از قبیل PDF و . . .
امکان تغییر سال در لیست نامه
تغییر رمز کاربری و مواظبت از آن
ذخیره یاداشت های شخصی با امکان درج تاریخ ایجاد و تفکیک یاداشتها بر اساس تاریخ (امروز، دیروز، هفته گذشته و ...)
امکان نمایش و چاپ کاربران فعال
امکان خروج از نرم افزار و ورود کاربر دیگر . . .
مديريت سيستم
تعريف يك يا چند دبيرخانه متمركز و غيرمتمركز
تعريف پيش کد براي دبيرخانه جهت شماره گذاري نامه هاي صادره هر دبيرخانه
امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سيستم
امكان تعريف كاربران و تعيين سطح دسترسي دقيق هر يك از آنها
امكان تغيير تنظيمات پيش فرض سيستم براي سهولت كار
امكان پيگيري تغييرات اعمال شده روي اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاريخ و زمان ثبت. (LOG)
امكان تبديل متن پيغامهاي سيستم از انگليسي به فارسي توسط مدير سيستم جهت جلوگيري از خطاهاي كاربر
تهيه نسخه پشتيبان(BACKUP) به صورت دوره اي و اتوماتيك
قابل اجرا در كليه سيستم عامل هاي ويندوز (VISTA, XP,2000,ME)
تحت شبكه LAN و WINDOWS2003 SERVER و پايگاه داده اي SQL SERVER2000 , 2005
امکان ارتباط دو دبيرخانه و ارسال نامه از يک دبيرخانه به دبيرخانه ديگر حتي در فواصل زياد
امكان تغيير رنگ پنجره هاي پر كاربرد جهت كاهش خستگي كاربر